Comment calculer un pourcentage d’absence ?

Les jours d’absence sur le lieu de travail sont courants quel que soit l’horaire, le secteur ou le niveau. Ce n’est qu’un autre élément émouvant des RH et du monde du travail. C’est pourquoi il est essentiel de comprendre le taux d’absence de vos employés et de savoir comment le calculer.

Qu’ est-ce que le taux d’absence ?

Le taux d’absence est le pourcentage du temps de travail pendant lequel un employé est absent pour des raisons inévitables ou imprévues, et il est calculé en examinant le nombre de jours manqués sur une certaine période du nombre total de jours de travail. Cette mesure cruciale fournit des informations bien plus que le nombre de jours manqués par les employés.

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Connaissez-vous l’impact des jours d’absence sur le lieu de travail ? Votre entreprise ou votre service RH calcule-t-il correctement le taux d’absence des employés ? Savez-vous comment lutter efficacement contre l’absentéisme ? Nous allons approfondir certaines de ces questions et vous proposer des formules pour vous aider à commencer à optimiser votre activité.

Pourquoi le coût de l’absence est-il souvent mal compris ou négligé ?

Malgré des preuves dramatiques qui existent concernant les coûts massifs de l’absentéisme et du présentéisme sur le lieu de travail, de nombreuses entreprises continuent de mal comprendre et de négliger ces coûts. De plus, cette attitude n’a presque rien à voir avec l’utilisation d’outils ou de logiciels. Alors, pourquoi tant d’entreprises sont-elles perdues en matière de gestion des absences ?

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Il y a plusieurs raisons à cela.

Tout d’abord, de nombreuses entreprises, en particulier les petites, ne comprennent pas comment gérer les jours d’absence. Comme l’explique la consultante en ressources humaines Lucy Fitzgerald, cela « est probablement dû à des priorités concurrentes et à un manque de connaissances pour faire face à de telles situations, surtout si le propriétaire de l’entreprise connaît bien l’employé ».

Deuxièmement, de nombreuses entreprises craignent simplement le changement. Un taux d’absentéisme élevé est une invitation ouverte à changer votre culture de travail. Le problème, c’est que de nombreuses entreprises ne sont pas prêtes à remettre en question leur façon de faire des affaires comme d’habitude.

Si votre entreprise ou votre service RH ne fait rien concernant la gestion des absences, c’est probablement l’une des deux raisons ci-dessus qui vous a marqué. Mais deux questions essentielles demeurent : pourquoi devriez-vous surveiller vos taux d’absence et comment y parvenir ?

Comment calculer le taux d’absence des employés

Avant d’aborder les mathématiques et les chiffres pour calculer le taux d’absence de vos employés, il est essentiel de comprendre le cadre entourant le concept d’absence. Commençons par une définition simple.

Selon le rapport « Absence from work » publié par la Fondation européenne pour l’amélioration des conditions de vie et de travail, l’absence est une absence au travail lorsque la présence était prévue ou prévue.

Dans ce sens, les absences sont les cas qui empêchent quelqu’un de se rendre au travail, tels que les problèmes de santé, les problèmes de garde d’enfants ou le devoir civique. Cela signifie que les absences n’incluent pas les vacances, les jours personnels, les vacances ou les conflits du travail.

Bien que tout cela semble assez simple, la réalité est que les absences sont enregistrées de différentes manières selon les pays. Par exemple, dans un pays comme la Norvège, la définition de l’absence n’inclut pas la prise en charge des membres de la famille. Pendant que vous êtes en Pologne, cela est spécifiquement inclus. En d’autres termes, le calcul de votre taux d’absence dépend de votre lieu de résidence.

En gardant cela à l’esprit, passons au concept de taux d’absence, également connu sous le nom de taux d’absentéisme ou de pourcentage d’absence. Le taux d’absence est le taux d’absences imprévues résultant de diverses causes telles que la maladie, les soins aux enfants, etc. Ce taux peut être calculé pour chaque employé, pour les équipes et pour l’organisation.

Une formule standard pour calculer le taux d’absence

Bien que la définition de l’absence change d’un pays à l’autre, nous pouvons toujours utiliser une formule standard pour calculer le taux d’absence des employés. Voici la mesure standard utilisée par l’Organisation internationale de normalisation (ISO) :

Taux d’absence = (nombre de jours d’absence/nombre de jours de travail disponibles au cours d’une période donnée période) x 100

Comme vous pouvez le constater, cette formule inclut deux variables :

• Nombre de jours d’absence
• Nombre de jours de travail disponibles au cours d’une période donnée.

Pour la première variable, il vous suffit de suivre les jours d’absence de vos employés. Pour le second, vous devez suivre les directives de votre pays concernant le suivi des absences et faire vos calculs.
Exemple de calcul du taux d’absence

Voyons un exemple de taux d’absentéisme pour mieux comprendre cela.

Supposons que Peter, l’un de vos employés à temps plein, s’est absenté dix jours en 2019. Puisque nous connaissons déjà le nombre de jours manquants (10), vous devez calculer le nombre de jours ouvrables disponibles au cours de cette année. Commencez par le nombre total de jours (365) dans une année. Ensuite, soustrayez les éléments suivants : les week-ends (102), les jours fériés (11) et les jours de congé volontaires (20). Donc, cela ressemblera à ceci :

Nombre de jours de travail disponibles : 365 — (102 + 11 + 20) = 232

Vous pouvez maintenant calculer le taux d’absence de Peter : (10/232) x 100 = 4,3 %

Mais que vous dit le taux de 4,3 % de Peter ? Ce taux peut être élevé, car une absence supérieure à 1,5 % peut indiquer un épuisement professionnel, un conflit au travail ou toute autre cause non physique.

Cependant, si Peter a eu une terrible grippe et a été contraint de rester au lit pendant deux semaines, cela ne relève pas nécessairement de l’absentéisme. Il est également important de noter que vous ne devriez pas être trop heureux si le taux d’absentéisme de Peter était inférieur à 1,5 %, car cela pourrait être un signe de présentéisme. Le présentéisme sur le lieu de travail peut être encore pire pour votre entreprise.

L’élément le plus important dans le calcul du taux d’absentéisme des employés est de pouvoir identifier rapidement les modèles et les tendances qui peuvent mener à l’absentéisme. Il est possible de mieux identifier ces modèles et tendances. Vous pouvez utiliser d’autres formules de taux d’absentéisme pour mieux évaluer l’absentéisme au sein de votre organisation.

Autres méthodes pour mesurer et évaluer les absences des employés

Outre le taux d’absentéisme des employés, certaines mesures supplémentaires vous aideront gérer la fréquence et la gravité des absences qui se produisent dans votre entreprise. Examinons les méthodes et les exemples suivants.

1. Taux de perte de temps

Comme l’explique la consultante en ressources humaines Lucy Fitzgerald, le taux de perte de temps « indique le pourcentage du temps total disponible qui a été perdu en raison de tout type d’absence pendant une certaine période ». Utilisez la formule suivante pour calculer ce pourcentage :

Taux de temps perdu = (absence totale [heures ou jours]/nombre total d’heures ou de jours de la période analysée) x 100

Revenons à Peter. Commençons par dire que Peter était censé travailler 150 heures en janvier. Il a toutefois manqué 10 heures de travail. Si c’est le cas, son taux de temps perdu pour ce mois serait le suivant :

Taux de perte de temps de Peter = (10/150) x 100 = 7 %

Un taux de temps perdu élevé peut indiquer un taux d’absentéisme problématique. Néanmoins, il est essentiel de garder à l’esprit que ce taux n’est pas précis, car il peut être faussé par certaines combinaisons d’absences la durée et le nombre d’employés absents.

2. Taux de fréquence

Ce taux exprime le nombre moyen de jours d’absence par travailleur au cours d’une période donnée. Pour calculer ce taux, utilisez la formule suivante :

Taux de fréquence = (nombre total de périodes d’absence/nombre total d’employés) x 100

Toutefois, si vous souhaitez vous concentrer sur le nombre d’employés qui ont été absents pendant une période donnée, vous devez utiliser une formule légèrement différente :

Taux de fréquence individuel = (nombre total d’employés absents/nombre total d’employés) x 100

Pour illustrer ce qui précède, imaginons qu’au cours d’une période donnée, il y a eu dix périodes d’absence encourues par cinq employés sur un total de 30 employés que vous avez dans votre personnel. Si nous utilisons les formules que nous avons mentionnées précédemment, nous obtiendrons les taux suivants :

Taux de fréquence = (10/30) x 100 = 33 %

Taux de fréquence individuel = (5/30) x 100 = 17 %

3. Taux de gravité

Avec le taux de gravité, vous pouvez découvrir la durée moyenne du temps perdu par absence. Si ce taux est élevé, il peut s’agir d’un signe avant-coureur d’absentéisme. Appliquez la formule suivante pour calculer le taux de gravité de vos employés :

Taux de gravité = (nombre total de jours d’absence pendant une période/nombre total de fois absentes pendant cette période) x 100

Mesurer la fréquence et les taux de gravité au sein de votre organisation présente des avantages. Vous serez bien mieux placé pour identifier les tendances qui peuvent mener à l’absentéisme. « Les taux élevés de fréquence et de gravité indiquent que l’employé s’absente plus fréquemment et pendant de plus longues périodes, entraînant à chaque fois un absentéisme élevé, même en termes absolus ».

Sur quel site sur internet se rendre pour calculer avec le plus de précision possible les indicateurs sociaux ?

Il existe de très nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez manquer des jours de travail. En effet le motif peut être en lien avec votre état de santé ou bien tout autre imprévu qui vous empêcherait de vous rendre sur votre lieu de travail. Ainsi, c’est justement la raison pour laquelle des sites en ligne experts dans ce domaine se sont spécialisés pour élaborer le calcul du pourcentage d’absence des collaborateurs au travail. En lisant notre article, vous vous êtes certainement rendu compte que ce dernier se calculait en divisant le nombre de jours d’absence par le nombre de jours de travail disponibles au cours de la période en question. Cependant, vous pouvez aussi vous tourner vers une autre alternative. À savoir calculer vos indicateurs sociaux automatiquement avec bdes-online.fr. Nous allons voir avec vous en quoi cette plateforme en ligne est des plus efficace dans son domaine.

En plus de retrouver la liste complète de tous les indicateurs sociaux, ce site web offre la possibilité aux internautes de calculer ces derniers avec une très grande précision. En effet les résultats vont vous être présentés sous différentes formes. Dans un premier temps, vous pouvez consulter des tableaux et des histogrammes, mais aussi des camemberts ou bien encore des tableaux classiques. Mais ce n’est pas fini. En effet il existe également d’autres points positifs à soulever comme par exemple le fait de profiter d’un gain de temps conséquent. En communiquant tous les renseignements sociaux sur vos employés chaque mois, le logiciel va réaliser un calcul extrêmement rapide pour vous divulguer les indicateurs sociaux de chaque collaborateur. Et ce de manière mensuelle. Alors n’hésitez plus une seule seconde, et foncez.