Comment choisir le bon ERP ?

Choisissez et configurez un ERP ( Planification des ressources d’entreprise — ou Logiciel de gestion intégrée en français) est un tournant décisif dans la vie d’une entreprise :

• Si le projet ERP a été réalisé avec succès, il sera l’outil qui lui permettra d’industrialiser son activité et d’aller au-delà du niveau de l’amateurisme.
• S’il y a eu des erreurs dans le choix, la mise en place… la mise en production d’un ERP sera ressentie comme un choc, et elle perturbe gravement l’activité d’une entreprise. J’ai vu une entreprise où les vendeurs et la production pleurent de rage parce qu’ils ne pouvaient plus facturer ni gérer la fabrication.

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La mise en place d’un ERP n’est donc pas un projet anodin, car il aura un impact sur le cœur des activités de l’entreprise, à savoir la production, la comptabilité, les fournitures… même les ressources humaines.

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Avec un ERP, il est fini le travail « tout le monde dans son coin » avec ses propres outils informatiques et ses propres procédures, ERP conduit à un processus structurant avec un logiciel qui sera utilisé par tous.

Les points de départ pour le choix de la mise en œuvre d’ERP sont nombreux :

• Améliorez la productivité globale de l’entreprise en équipant toutes les équipes d’un outil unique qui est utilisé par tout le monde.
• Rationalisez les processus et standardisez les produits et services grâce à la supervision des activités.
• Réduire la perte d’informations, de données, de connaissances… liées à la ventilation des flux dans les outils utilisés dans l’entreprise (CRM, Compta…).
• Accélérez les délais de traitement en collaborant sur le même outil
• Arrêtez de travailler avec les fichiers Excel, copier/coller…
• Manque de visibilité et de rapports sur les activités
• …

Toutefois, étant donné que le PGI affectera l’ensemble des activités de l’entreprise, la clé du succès viendra de l’adaptation de l’ERP à l’activité de l’entreprise , accordant la concession minimale qui rigidifiait le travail des employés.

D’où l’importance de réfléchir attentivement en amont à vos besoins, à ses spécificités… afin de choisir un ERP qui répondra à toutes ces contraintes.

Résumé de l’article

• Comment choisir un ERP ?
• Quelles sont les principales solutions ERP en France ?
• Comment réussir son projet ERP ?

En conclusion… le choix d’un ERP doit être soigneusement pensé

Comment choisir un ERP ?

Un ERP doit vous aller comme un gant, ou du moins ne pas être trop serré à l’entrelacement

En effet, tout comme un vêtement :

• si elle est trop petite, vous serez à l’étroit et vous serez bientôt gêné dans vos voyages,
• si elle est trop grande, vous ne serez peut-être pas à l’aise et paraître ridicule.

Il sera donc nécessaire de choisir entre :

• Un ERP « standard » qui offre moins de personnalisations, mais qui sera plus rapide à installer, plus facile à mettre à l’échelle et moins cher à installer.
• Un ERP « haut de gamme », qui offre sur mesure, mais coûtera énormément de paramétrage et de maintenance.

Pour choisir le bon logiciel, il y a quelques grandes règles simples :

• Sélectionnez un éditeur qui contient déjà des références dans votre secteur. S’il s’est déjà déjà penché sur les problèmes des sociétés proches à plusieurs reprises, il saura quoi faire. Demandez donc toujours des références dans votre secteur, avec les noms des personnes que vous pouvez contacter.
• Demandez à avoir une démo de l’application, et passer un type d’utilisation « scénario » pour vérifier que l’application sait comment gérer vos spécificités en standard.
• Précisez une spécification qui explique le fonctionnement de votre entreprise , ses contraintes, ses clients… afin que l’intégrateur puisse avoir des informations tangibles.
• Vérifiez que vous avez en interne les personnes compétentes pour apporter des changements simples dans la configuration, afin de gérer de petits ajustements dans la vie quotidienne. Si nécessaire, recruter une personne qui a déjà travaillé sur ce type de système .
• Voici un aperçu des principales solutions du marché , par exemple en visitant Sites AppVizer.com, GetApp.com , G2crowd.com, capterra.com , toutsoft.com… sachant que vous pouvez également utiliser Google.com et taper vos mots-clés (par exemple ERP industry…). Vous pouvez également utiliser votre réseau professionnel ou personnel (Linkedin, Twitter, Facebook…) pour demander des noms de solutions CRM. Si vous avez un budget suffisant, vous pouvez embaucher un consultant ERP externe qui vous guidera dans le choix.
• Ensuite, sélectionnez 5 solutions, et donnez-leur un « grand oral » pour choisir la solution la plus appropriée, avec une réponse à vos spécifications, et au pire une réponse via un scénario de démonstration en direct.
• Énumérez les fonctions « essentielles » des fonctions accessoires, puis décrivez en mode « narration » comment travailler un collaborateur, afin de confirmer que le logiciel sera en mesure de traiter ces demandes.
• …

Au niveau de la solution ERP, voici quelques choses à vérifier :

• La durabilité de l’entreprise (un ERP est utilisé depuis au moins 5 ans) et ses évolutions.
• Le nombre de personnes en soutien et en R&D
• Le nombre de références dans votre secteur d’activité
• Poignée
• Une couverture fonctionnelle pour répondre à vos attentes
• Les fonctionnalités « standard » (par défaut) et « spécifique (qui devra être créé juste pour vous)
• Le coût du projet (installation & configuration initiale & options & maintenance annuelle…)
• …

Quelles sont les principales solutions ERP en France ?

Système ERP vectoriel

Le marché des ERP s’est considérablement démocratisé avec une offre désormais très large, destiné aux PME aux grandes entreprises.

Gartner étudie plus de 20 dans sa comparaison  :

Et g2crowd.com plus de trente :

Si nous nous concentrons sur le marché français, dans la gamme des ERP d’entrée de gamme il y a beaucoup « intégrés », c’est-à-dire un logiciel qui se présente comme ERP, mais qui ont des bases de données séparées, et qui ne sont en fait qu’un pack avec un Compta et une Business Management avec 2 bases de données distinctes, mais qui communiquent entre eux (par exemple Sage 100 Enterprise…).

Bien que ces progiciels ne soient pas des ERP au sens propre du terme (une seule base de données commune), ils restent de bonnes solutions pour la mise en œuvre d’un ERP.

Voici la liste des principaux ERP pour les PME en France :

• EBP PGI  : après une jeunesse difficile (bug…), le produit s’est stabilisé bien, avec un très bon rapport qualité/prix.
• Sage 50 Nuage Ciel  : une ergonomie plus simple, mais fonctionnelle beaucoup moins riche que ses concurrents, et un réel manque d’évolution depuis des années.
• Sage 100 Cloud Enterprise  : une ergonomie rustique, mais qui a l’avantage d’être robuste et très rapide à installer (Industrie…). Cependant, cette solution n’est pas du tout adaptée au service.
• Sellsy  : un ERP de nouvelle génération (dans le cloud réel et non dans le logiciel Windows installé sur le cloud comme Sage, Ciel, EBP…) qui offre des modules attrayants CRM, eCommerce…, mais parfois manque de profondeur fonctionnelle pour traiter un cas particulier.
• Wavesoft  : un ERP avec ergonomie an 2000, mais qui est attrayant en termes de fonctionnalité et de prix.
• CÉGID  : son offre ERP est un peu faible par rapport à ses autres gammes de produits, mais il reste un produit pertinent sur son marché. Qualiac (acheté par le CEGID) est une solution de référence sur le marché.
• Odoo  : c’est un peu une boîte à outils, avec de nombreux modules. A réserver aux entreprises technologiques et aux pirates informatiques.
• Dolibarr  : un TPE orienté ERP open source.
• Everwin  : pas vraiment un ERP, c’est plutôt un intégré dédié aux entreprises de services.
• Divalto  : il est particulièrement important de noter sa bonne performance dans le domaine de la production et de l’industrie.
• …

En fin de compte, pour une PME, le choix sera fait entre Sellsy, Cegid, Sage, Odoo et EBP.

En ce qui concerne l’ERP pour les très grandes entreprises qui ciblent l’international, voici les principaux acteurs :

• X3 de Sauge  : C’est un produit extrêmement personnalisable mais complexe à déployer.
• SÈVE  : les différents outils restent assez monolithiques et conviennent mieux aux entreprises ayant des ambitions internationales. Les offres « PME » de SAP peuvent sembler attrayantes à première vue, mais elles sont beaucoup plus chères que les ERP concurrents (Ciel, Sellsy, CEGID…).
• Oracle  : l’ERP d’origine est dépassée, mais NetSuite est l’une des bonnes solutions à étudier.
• INFOR  : challenger sur le secteur, cette solution reste pertinente dans certains secteurs, avec beaucoup de personnalisations.
• Microsoft  : encore une fois, le choix de Microsoft est dicté par un désir d’internationalisation, avec une grande influence nord-américaine.
• …

En fin de compte, le premier quatuor pour une grande entreprise sera Sage/SAP/Oracle (Netsuite) et Microsoft.

Comment réussir son projet ERP ?

La mise en œuvre d’un ERP nécessite l’écoute et l’analyse du fonctionnement de l’entreprise.

Il est essentiel de valider dans la réalité opérationnelle comment les employés travaillent, d’intégrer leur façon de travailler, afin d’adapter les ERP (ou d’adapter les processus internes et externes).

Dans le même temps, l’ERP est souvent présent pendant une dizaine d’années dans une entreprise, il est donc nécessaire d’anticiper les besoins (internationalisation, reporting…) afin de ne pas être enfermé dans une manille trop rigide quelques années plus tard.

Vous devez donc formaliser fortement votre expression de besoin (spécifications), en expliquant précisément comment vous travaillez et vos spécificités. Tout le temps investit dans la description du fonctionnement de l’entreprise, dans la remise à neuf des processus… sera un énorme gain de temps lors de la mise en œuvre de la projet.

Sans une analyse précise, vous risquez de mettre en place un CRM qui n’est pas adapté à vos besoins qui vous ralentira au quotidien et vous aidera à développer votre entreprise.

Le deuxième point est d’obtenir l’adhésion de l’équipe sur le projet , pour éviter l’effet de rejet à la moindre erreur (le « Je vous ai bien dit »/« J’étais sûr…).

Pour cela, il est nécessaire d’associer l’opérationnel dans le choix de l’application, mais surtout les spécifications.

C’est pourquoi il est essentiel de choisir dans chaque département un référent qui connaît bien le fonctionnement de l’entreprise et qui pourra recueillir des informations auprès de ses collègues.

Il est essentiel d’éviter de prendre un stagiaire, un informaticien… qui ne connaît pas le travail formel et informel de l’entreprise.

En effet, pendant 1 heure passée à analyser la situation et à anticiper les problèmes, c’est 10 fois le temps que vous économiserez plus tard dans la correction des problèmes et adaptations.

Il est donc crucial de nommer les bonnes personnes au sein de votre équipe de projet ERP et de leur consacrer du temps pour cela.

Ces « utilisateurs clés » doivent devenir les ambassadeurs de l’ERP dans leurs services et communiquer régulièrement sur l’avancement du projet (la direction doit également envoyer des informations très régulières pour communiquer sur les jalons atteints).

Le troisième point clé, et de ne pas faire une production « big bang », c’est-à-dire tout changer du jour au lendemain, mais plutôt travailler en phases, pour commencer par des activités non stratégiques (par exemple simplement un service, une gamme de produits, une région…), augmenter la puissance et résoudre des problèmes sans affecter l’ensemble des activités de l’entreprise.

Le quatrième point consiste à vérifier que les données incorporées dans l’ERP sont exactes et valides. En effet, si vous déposez simplement tout dans l’ERP sans aucune vérification (par exemple une importation sauvage de données comptables, de fichiers clients…), vous finirez par avec un logiciel qui perdra sa crédibilité et dont les défauts seront systématiquement utilisés pour dénigrer le projet.

Le cinquième point est de choisir un prestataire qui connaîtra votre profession, ou qui travaillera en mode « conseil » avec une forte dose de recommandation, pour vous dire quand vous devrez faire des concessions et quand l’ERP peut être adapté à vos besoins.

Le sixième point est le contrôle de son budget, tout en prévisionnant 25% plus de budget pour faire face à l’imprévu, à l’oubli indicieux… qui font obligatoirement partie d’un projet CRM.

Le septième point est la création d’un comité de travail multidisciplinaire pour la mise en œuvre des ERP. Il est essentiel de nommer un chef de projet qui connaît le fonctionnement de l’entreprise afin qu’il puisse non seulement savoir comment fonctionne l’entreprise, mais aussi savoir comment gagner l’adhésion de collègues dans d’autres départements.

En conclusion… le choix d’un ERP doit être soigneusement pensé

La mise en place d’un ERP est essentiel pour « briser le plafond » du verre qui empêche une PME de croître.

Toutefois, le choix d’un PGI exige un véritable travail d’analyse des projets existants et une bonne gestion des projets, avec l’hypothèse initiale que « le diable se cache dans les détails » et qu’en fait il sera nécessaire d’anticiper autant que possible les besoins et les situations.

Enfin, il est essentiel de savoir que ce n’est pas la solution ERP qui garantira le succès du projet ERP , car un bon ERP peut être un berezina si vous choisissez un mauvais intégrateur, si vous avez un budget inadéquat ou si l’analyse des besoins et la surveillance du projet ont été mal effectuées.

La mise en œuvre d’un ERP est avant tout un projet humain et organisationnel, et pas seulement un projet informatique.

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